Klarheit und Struktur, Werthaltigkeit und Wirtschaftlichkeit kennzeichnen die Gestaltungskonzepte des Planungsbüros. Olaf Kitzig hat aber nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Kundenprojekte im Auge sondern auch die seines Unternehmens, deren Zentrale sich in Lippstadt befindet.

Marktrecherche

Im Bereich Controlling hat sich in den Jahren ein Sammelsurium verschiedener Listen und Systeme für z.B. die Erfassung und Dokumentation der Mitarbeiterstunden, Erstellung der Honorarangebote und Rechnungen angesammelt. Übertragungsfehler oder auch Formelfehler kommen immer wieder vor und erschweren das Controlling. Daher entschließt man sich, ein datenbankgestütztes Controllingprogramm einzusetzen, auf das auch die Mitarbeiter aus den Niederlassungen zugreifen können. Dieses sollte Funktionalitäten wie das Customer Relationship Management (CRM), Dokumentenmanagement, Honorarermittlung und Rechnungsstellung, Adressverwaltung, Zeiterfassung sowie die Ressourcenplanung abdecken. Nach einer intensiven Marktrecherche entschließt sich Kitzig Interior Design für das Controllingprogramm der Kobold Management Systeme GmbH.

Ressourcen und Gemeinkosten

Wichtig für die Betriebswirtin Michaela Stenert, zuständig für das Projektcontrolling bei Kitzig Interior Design, ist die Ressourcenplanung, denn hier zeigt sich der Vorteil des integrierten Ansatzes. So zieht die Software die im Controllingteil ermittelten Budgets und Mitarbeiterstundensätze heran, um die Mitarbeiter auf die Projekte und Leistungsphasen zu verteilen und schon in der frühen Planungsphase die Auskömmlichkeit der Honorare zu gewährleisten. Zudem ist die Berechnung des Gemeinkostenfaktors für die Betriebswirtin ein wesentlicher Faktor.

Michaela Stenert erläutert: „Wir können dadurch die Gemeinkosten auf jedes Kostenträgerprojekt umlegen und erhalten korrektes, reales Zahlenmaterial.“

Das Controllingprogramm ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge nach dem Verursachungsprinzip.

Alle Mitarbeiter sind im System mit ihren Bruttogehältern hinterlegt. Bei Projektbeginn werden die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen gebildet und darauf aufbauend die Soll-Stunden ermittelt. Diese errechnet das System über den Durchschnittsstundensatz, der bei vergangenen Projekten auf den einzelnen Phasen angefallen ist. Die Controllerin übernimmt diesen entweder direkt als Planstunden oder gleicht ihn an, sollte z.B. bei dem Projekt ein Mitarbeiter in einer Phase tätig werden, die wesentlich teurer ist. Das Programm bietet beide Möglichkeiten: Die Angleichung des Stundensatzes oder die Angleichung der Stundenzahl.

„Für uns ein probates Mittel, um die Leistungsphasen exakt zu steuern“, erklärt die Controllerin.

Während des Projektverlaufs weisen die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden den einzelnen Leistungsphasen zu. Besondere Leistungen werden genauso erfasst, dies setzt allerdings voraus, dass die Projektleiter den Mitarbeitern gegenüber die vertraglichen Details kommunizieren. Somit ist erkennbar, in welchen Leistungsphasen das Unternehmen das Geld verdient. Erfahrungsgemäß sind die Leistungsphasen 6 und 7 eher kritisch, da deren prozentualer Anteil in der HOAI gering ist. Um keinen Verlust einzufahren, bereitet man die Phasen 3 und 5 entsprechend gut vor.

Wöchentlich gibt man die erbrachten Leistungen ins System ein. Die Betriebswirtin greift dann auf unterschiedliche in Kobold Control enthaltene Berichte zu. So untersucht sie die auf die einzelnen Projekte aufgelaufenen Kosten, erstellt Soll-Ist-Vergleiche und sieht sich die verbrauchten Budgets an.

„Anhand des korrekten Zahlenmaterials kann ich die Leistungsphasen der einzelnen Projekte analysieren. Sollte etwas nicht entsprechend Plan laufen, bespreche ich die Situation mit dem Projektleiter“, erklärt Michaela Stenert und fährt fort: „Vielleicht können wir nachsteuern oder Nachträge stellen, vielleicht sind auch Besondere Leistungen unter den Tisch gefallen.“

Durch die Auswertungen ist man bei Kitzig Interior Design in der Lage, die Situation aufgrund des exakten Zahlenmaterials genauestens zu durchleuchten und, wenn notwendig, rechtzeitig steuernd einzugreifen.

Vorteile und Nutzen

Die Büro- und Projektcontrollinglösung ist für die Betriebswirtin Stenert ein Werkzeug, das ihre Arbeit enorm erleichtert. Sie empfindet es als vorteilhaft mit einer datenbankbasierten Lösung zu arbeiten, die verschiedene Sichtweisen auf die Projekte und schnelle Auswertungen auf Basis verlässlichem Zahlenmaterial bietet.

„Heute müssen wir nicht mehr die Honorarangebote in einem System erstellen, die Rechnungen in einem anderen, die Projekte mit Excel-Dateien auswerten und die Stunden in einem weiteren System erfassen, sondern all das ist in einer Lösung integriert“, erläutert die Controllerin.

Heike Blödorn | jo